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個人情報の取り扱いについて

自社サイトのフォームから問い合わせの受付を行っています。その際、個人名、企業名、所属部署、メールアドレス等を取得していますが、個人情報の取り扱いには、どのような注意をすればいいでしょうか。

個人情報数が5000を超えなければ、
個人情報保護法の適用対象にはなりませんが、
学研グループでは保有数に関わらず
同法の規程に則った取り扱いを求めています。

個人情報を取得する際、個人情報の数が5000を超えると「個人情報取り扱い業者」とみなされ、個人情報保護法の適用対象になります。適用対象となると、個人情報の取得目的を明確にしたうえで、目的以外には使用できないなど、取得や取り扱いに厳しい制限がかかり、関連会社への情報提供も制限されるなど、著しく自由度が制約されます。

ちなみに学研グループの個人情報保護規程では、保有数の如何に関わらず、同法の規程に則った取り扱いを求めています。個人情報数が5000を超えていなくても、グループ規程を順守して、厳格に運用してください。たとえば、問い合わせフォームは、SSL(SecureSocketLayer)でセキュリティ保護をかけて、第三者による盗用や改ざん防止に努めたり、個人情報取得後はデータを格納しているパソコンの定期的なウィルスチェックを行い、データの社外持ち出しを禁止するなど、厳しい情報漏洩防止策をとるなどです。

個人情報の漏洩は、情報が流出した個人に被害を負わせる危険性があるばかりでなく、情報漏洩を起こした企業の信用も大きく毀損することにもなります。

学研・塾グループでも個人情報の取り扱い、また漏洩防止のための対策についての規定を設けていますので、取り扱いには十分注意するようにしましょう。

個人情報保護法・5つの原則

2005年4月に施行された「個人情報保護法」は、5000件以上の個人情報を保有する事業者に対して、個人情報の適正な取り扱いを求めるものである。以下、5つの原則から成り立つ。

利用方法による制限 利用目的を本人に明示
適正な取得 利用目的の明示と本人の了解を得て取得
正確性の確保 常に正確な個人情報に保つ
安全性の確保 流出や盗難、紛失を防止する
透明性の確保 本人が閲覧可能なこと、本人に開示可能であること、本人の申し出 により訂正を加えること、同意なき目的外利用は本人の申し出により 停止できる

web サイト「マーケティング用語集」より

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